Zarządzanie projektami: definicja, funkcjonowanie i przydatność
Adrian Chrzanowski - 24 / January / 23 249
Zarządzanie projektami to pierwsza rzecz, którą musi wiedzieć każdy kierownik projektu, aby z powodzeniem realizować projekt. Przecież dzięki opanowaniu tego, czym jest zarządzanie projektami, można zaplanować odpowiednie działania we właściwym czasie.
Dobra znajomość koncepcji przydaje się również w zarządzaniu zasobami finansowymi i ludzkimi związanymi z projektem. Dzięki temu kierownik może zapewnić sobie pozytywny wynik na końcu każdego etapu prac, jak i na samym końcu.
DEFINICJA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
Jedna z definicji zarządzania projektami mówi, że jest to określony sposób organizacji, który kierownik projektu stosuje, aby zrealizować swoje zadanie.
Jest to zespół działań mających na celu zorganizowanie sprawnego przebiegu projektu. Umożliwia osiągnięcie celów projektu w wyznaczonym czasie, dzięki:
- Narzędzia
- Techniki
- Techniki szczegółowe.
Te różne elementy zarządzania projektem powinny być stosowane w określonej kolejności w kolejnych fazach projektu od jego powstania do zakończenia.
NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
Opanowanie definicji zarządzania projektami oznacza zrozumienie narzędzi, które są przydatne w jego funkcjonowaniu. Narzędzia do zarządzania projektami to zazwyczaj oprogramowanie i aplikacje służące do automatyzacji zadań nieodłącznie związanych z projektem.
Rzeczywiście, aby projekt przebiegał sprawnie, trzeba go podzielić na zadania, które trzeba wykonać.
Narzędzia do planowania
Jest to jedno z kluczowych narzędzi zarządzania projektami. Zazwyczaj z tego typu narzędzia korzystają firmy, których metody pracy implikują terminy, ścisłe ramy czasowe i powiązania między zadaniami.
Przykładami narzędzi do planowania są Gantt Project, MS Project i Tom's Planner.
Narzędzia do zarządzania zasobami
Pozwalają one na przydzielanie zadań różnym osobom pracującym nad projektem. Niektóre z tych narzędzi skupiają się na przypisywaniu pracowników do czynności, monitorowaniu harmonogramów, wizualizacji czasu pracy czy określaniu produktywności.
Inne skupiają się na zasobach ludzkich, czyli wykorzystaniu czasu członków zespołu projektowego, zarządzaniu urlopami i pracownikami. Przykładami narzędzi do zarządzania zasobami są Float, Resource Guru i Runn.
Narzędzia do zarządzania zadaniami
Są to narzędzia, które skupiają się wyłącznie na zadaniach, które muszą być wykonane w ramach projektu. Stawiają na responsywność i identyfikowalność. Niektóre z tych narzędzi koncentrują się na poziomie pracy do wykonania poprzez ustalenie hierarchii pomiędzy tymi zadaniami.
Nie należy mylić tych narzędzi z prawdziwymi narzędziami do zarządzania, które mają znacznie większą funkcjonalność. TodoList i Trello to przykłady narzędzi do zarządzania zadaniami.
Narzędzia do zarządzania czasem
Narzędzia do zarządzania czasem obejmują RescueTime i HoursTimeTracking. Skupiają się na czasie potrzebnym do wykonania każdego zadania. Ich celem jest optymalizacja czasu przeznaczonego na realizację przyszłych zadań i zwiększenie produktywności.
Narzędzia do zarządzania przechowywaniem danych
Pozwalają one na scentralizowanie i udostępnienie wszystkich danych. Niektóre, takie jak Dropbox, oferują pamięć masową online do udostępniania i aktualizowania plików w czasie rzeczywistym.
Narzędzia promujące jedność
Są to takie narzędzia jak Discord, Slack czy Stride. Pozwalają one na lepszą współpracę pomiędzy członkami zespołu projektowego. Są to szczególnie zaawansowane aplikacje do obsługi wiadomości, które pozwalają na tworzenie wątków dyskusyjnych lub wysyłanie prywatnych wiadomości.
TECHNIKI I TECHNOLOGIE ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
Aby zrozumieć definicję zarządzania projektami, warto również poznać techniki zarządzania projektami, które pozwalają na osiągnięcie efektywności.
Techniki zarządzania projektami
Metody te to tak naprawdę grupy procesów do realizacji w zarządzaniu projektami. Można je podzielić na różne procesy, w tym inicjowanie, planowanie, wykonanie, kontrolę i zakończenie.
Procesy te to zestawy czynności, które muszą być wykonane od początku do końca projektu. Techniki zarządzania projektami obejmują:
- Techniki realizacji zadań;
- Techniki dzielenia projektu na części;
- Techniki planowania i harmonogramowania.
- Techniki zarządzania projektami
Metody te są również zróżnicowane i można je podzielić na dwie kategorie: metody tradycyjne i metody Agile. Ci pierwsi opowiadają się za sztywnym planowaniem działań i celów.
Na tej liście znajdziemy metodę wodospadową lub metodę V-cyklu. Drugi rodzaj metody jest bardziej elastyczny i pozwala klientowi uczestniczyć w procesie projektowym. Ich głównym celem jest stworzenie wartości dodanej dla klienta.
Przedstawione elementy nie wyczerpują definicji zarządzania projektami, które jest szczególnie gęstym pojęciem pozwalającym na pomyślną realizację każdego projektu.
Choć nie sposób w kilku linijkach omówić wszystkich aspektów definicji zarządzania projektami, to przedstawione tu elementy są już atutem każdego kierownika projektu dążącego do sukcesu.
Dla Twojego bezpieczeństwa stworzyliśmy czarną listę brokerów..
